Diseño de un manual de procedimientos archivísticos para la gestión documental del archivo trámite de la Unidad Académica de Enfermería de la Universidad Autónoma de Nayarit

Propiedades

Título

Diseño de un manual de procedimientos archivísticos para la gestión documental del archivo trámite de la Unidad Académica de Enfermería de la Universidad Autónoma de Nayarit

Autor

Angélica Yaneth Díaz López

Director de Tesis

directora, ILiana Josefina Velasco Aragón

Palabras clave

Organización -- Tesis y disertaciones académicas | Archivos de oficina -- Organización -- Manuales -- Tesis y disertaciones académicas | Administración escolar -- Manuales -- Tesis y disertaciones académicas

Fecha de titulación

2025

Editorial

Universidad Autónoma de Nayarit

Resumen

Contexto: La gestión documental es una función obligatoria y esencial en las instituciones públicas para garantizar la organización, conservación, acceso eficiente y disposición de los documentos. El archivo de trámite concentra los expedientes activos que respaldan la operación cotidiana.
Problemática: En la Unidad Académica de Enfermería (UAE) de la Universidad Autónoma de Nayarit (UAN) se manejaban los archivos de forma empírica y sin procedimientos estandarizados. Esto ocasionaba dificultades y demoras en la localización de información, acumulación de documentos innecesarios, duplicidad de esfuerzos, deficiencias en espacios físicos y el incumplimiento de la normatividad archivística vigente.
Objetivo General: Diseñar un manual de procedimientos archivísticos para el archivo de trámite de la UAE-UAN que oriente las actividades de manejo documental, garantizando su organización, conservación, accesibilidad y cumplimiento normativo.
2. Fundamentos Teóricos y Marco Legal
Marco Teórico: Se abordaron conceptos sobre manuales administrativos (herramientas de control interno, comunicación y estandarización) y gestión documental (ciclo vital del documento, identificación de series, clasificación, descripción, valoración y baja documental). Asimismo, se destacó la importancia de la digitalización y sus beneficios (acceso instantáneo, ahorro de espacio y seguridad).
Marco Legal: El proyecto se fundamenta en normatividad federal y estatal, destacando:
La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Artículo 6 y 73).
La Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Nayarit.
La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su ley estatal.
El Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Nayarit y la Ley de Responsabilidades Administrativas.
3. Metodología y Diagnóstico
Tipo y Enfoque: Investigación aplicada y descriptiva con un enfoque mixto (cualitativo y cuantitativo). Se emplearon revisión documental, entrevistas semiestructuradas y observación directa.
Población y Muestra: Se estudió a una población de 101 personas, tomando una muestra no probabilística por conveniencia de 27 actores clave entre directivos, docentes y personal administrativo de la UAE.
Hallazgos del Diagnóstico:
Desconocimiento generalizado de los procedimientos formales de gestión documental y de los instrumentos de control archivístico oficiales.
Uso predominante de métodos físicos tradicionales y empíricos (organización por fechas).
Carencia absoluta de información por parte del personal respecto a las sanciones legales derivadas del incumplimiento archivístico.
Alta aceptación y necesidad percibida (23 de 27 encuestados) de contar con un manual de procedimientos y recibir capacitación.
4. Propuesta: Manual de Procedimientos Archivísticos

El manual diseñado para el archivo de trámite de la UAE incluye los lineamientos, políticas, formatos y la descripción detallada de cuatro procesos fundamentales:
Recepción, registro y trámite de correspondencia: Regula la verificación, sellado, registro en el Sistema de Administración Institucional (SAI) y turno de los documentos a las áreas correspondientes.
Apertura e integración de expedientes: Establece las directrices para abrir expedientes conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), integrarlos cronológicamente, foliarlos con lápiz y utilizar portadas e inventarios oficiales.
Préstamo de expedientes en los archivos de trámite: Define las políticas de acceso controlado, tiempos máximos (7 días hábiles), confidencialidad y el uso obligatorio del vale y control de préstamos para garantizar la trazabilidad.
Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata (DCAI) y apoyo informativo: Regula la separación, elaboración de relaciones simples, revisión física por la Coordinación de Archivos, dictamen del Grupo Interdisciplinario y destrucción controlada (trituración) con presencia del Órgano Interno de Control.
5. Conclusiones
El diagnóstico confirmó la vulnerabilidad institucional previa debido a la falta de estandarización y capacitación en materia de archivos.
La propuesta del manual estructurado en cuatro procesos clave y respaldado por la Coordinación General de Archivos de la UAN proporciona una solución viable para ordenar el archivo de trámite.
Su implementación futura garantizará la eficiencia administrativa, la transparencia, la rendición de cuentas, la optimización de espacios físicos y el cumplimiento estricto de la Ley General de Archivos, sentando las bases para una futura transición hacia la gestión documental digital.

Programa educativo

Maestría en Ciencias Administrativas